Mit Planung durch das Aufgabendickicht

07. Sep 2017

Paul hat es allmählich satt. Nie kommt er mit seiner Zeit wirklich gut zurecht. Immer wieder ertappt er sich, dass er zwischen Aufgaben hin- und herspringt, vieles liegen bleibt und er am Abend unzufrieden und gestresst nach Hause geht. Nun hat er sich ein Buch über Zeitmanagement gekauft. Allerdings fehlt ihm die Zeit, es sorgfältig zu lesen. Auch die für ihn interessantesten Themen überfliegt er nur.

Besonders angetan hat es ihm das Kapitel über die Zeitplanung. Aber auch dieses Kapitel liest er nur mal schnell quer. Was er mitnimmt ist folgende Aussage: „Plane Deinen Tag, damit Du mit weniger Stress mehr erreichst.“

Gesagt getan. Paul plant den nächsten Tag.

  • 09:00 – 09:30 Uhr E-Mails bearbeiten
  • 09:30 – 11:00 Uhr 10 Kundenanträge bearbeiten
  • 11:00 – 11:15 Uhr Pause
  • 11:15 – 12:30 Uhr Meeting
  • 12:30 – 13:15 Uhr Mittagspause
  • 13:15 – 14:30 Uhr Konzept für Projekt A überarbeiten und fertigstellen
  • 14:30 – 15:30 Uhr 7 Kundenanträge bearbeiten
  • 15:30 – 15:45 Uhr Pause
  • 15:45 – 17:15 Uhr Budget für IT-Erweiterungen beantragen

Stolz geht Paul nach Hause. Da kann der nächste Tag kommen.

Sicherlich erkennen Sie sofort, dass Pauls Plan nur scheitern kann. Allerdings – derartige Planungsversuche sieht man gar nicht so selten. Schauen wir uns also an, wie es Paul ergeht.

Voller Tatendrang kommt er am anderen Tag ins Büro und setzt sich an seinen Rechner. Allerdings – bis dieser hochgefahren ist zeigt die Uhr schon 09:10. Just dann schneit auch schon die erste Kollegin an den Schreibtisch, die schnelle Unterstützung von Paul braucht. Paul hilft natürlich gerne, aber dann zeigt die Uhr auch schon 09:20. Paul setzt sich endlich an seine E-Mail. In den verbleibenden 10 Minuten kann er nur einen Teil bearbeiten. Aber er will sich an seinen Plan halten und beginnt trotz noch halb gefüllter Mailbox mit den Kundenanträgen. Aber auch hier gerät er ins Schleudern. Zum einen war seine Schätzung von 10 Kundenanträgen in 90 Minuten sehr optimistisch. Außerdem lenken ihn Telefon und Kollegen immer wieder ab. Und ein Pling weist ihn darauf hin, dass sich seine noch gar nicht ganz geleerte Mailbox auch schon wieder füllt, was ihn zusätzlich unter Stress setzt. Wann soll er sich denn nun darum kümmern? So schafft Paul nur 6 der geplanten Kundenaufträge.

Auch der restliche Tag verläuft gar nicht so wie Paul es geplant hatte.

Am Abend geht Paul einmal mehr gestresst nach Hause. Er hat bei weiten nicht alles geschafft, was er sich vorgenommen hat. Und das Meeting? Hätte er sich sparen können, weil er nichts beizutragen hatte. Allerdings hat auch das Meeting mehr von seiner Zeit gefressen – es dauert bis 12:50 Uhr.

Paul lässt das Planen ganz schnell wieder bleiben. „Ist nichts für mich.“

Paul hat den ganz typischen Planungsfehler gemacht: Er hat zu viel von seiner Arbeitszeit verplant. Oder genauer: Er hat sogar den ganzen Tag verplant. Das kann nicht gut gehen. Was denken Sie, welchen Anteil eines Arbeitstags sollte man verplanen? Überlegen Sie kurz, bevor Sie weiterlesen.

Sie sollten in etwa 60 % Ihrer verfügbaren Arbeitszeit verplanen. Wenn Sie mit dem Planen beginnen sogar eher noch weniger. Verfügbare Arbeitszeit heißt, dass Sie alle fixen Termine wie Meetings abziehen und vom Rest 60 % berechnen müssen. Die restlichen 40 % der verfügbaren Arbeitszeit dienen als Puffer. Jetzt werden Sie sicher sagen „Da bekomme ich doch nichts gebacken“. Doch, bekommen Sie. Wenn Sie richtig planen. Schauen wir uns daher einige Aspekte des Planens an, um eine Idee zu bekommen, welche Aufgaben wir planen sollen und welche eher nicht. Dabei verbinden wir Planung mit zwei anderen Themen dieser Blog-Reihe, den Zielen und den Prioritäten.

Planung ist eine wichtige Komponente, wenn es um die Erreichung unserer Ziele geht. Je besser Sie die Zeit planen, desto besser können Sie sie nutzen, um Ihre Ziele zu erreichen. Planung heißt also im Prinzip nichts anderes, als die Vorbereitung zur Verwirklichung von Zielen. Welche Konsequenzen hat dies für die Praxis? Nun, Sie sollten Ziele und Planung immer in enger Verbindung sehen. Wenn Sie also an die Planung Ihrer 60% gehen, dann sollten Sie vor allem die Aufgaben planen, die Sie Ihren Zielen näherbringen. So verlieren Sie die Aufgaben und damit die Ziele weniger aus den Augen.

Da wir ja nicht Ziele, sondern Aufgaben planen, wollen wir uns die Aufgaben genauer ansehen. Jede Planung ist letztendlich eine Annahme bezüglich Entwicklungen in der Zukunft. Daher sind Planungen und hier vor allem die Planung der Dauer einer Aufgabe oder Aktivität immer eine Schätzung. Damit liegt in der Planung immer ein Risiko. Es kann ohne weiteres sein, dass man sich beim Zeitbedarf einer Aufgabe verschätzt. Dies ist umso wahrscheinlicher, je komplexer eine Aufgabe ist und je weniger Erfahrung zur Erledigung der Aufgabe vorhanden ist. Planen Sie also neben dem 40 %-Puffer immer auch einen Aufgabenpuffer ein, zumal wir dazu tendieren, die benötigte Zeit zu optimistisch einzuschätzen. Je nach Aufgabe, sollte Sie zwischen 20 % und 50 % als Puffer einplanen. Das bedeutet, wenn Sie für eine komplexe und noch unbekannte Aufgabe eine Bearbeitungszeit von 3 Stunden schätzen, sollten Sie 4,5 Stunden einplanen. Wenn Sie diese Zeit nicht benötigen wird Ihnen sicher nicht langweilig. Wenn Sie aber 3 Stunden schätzen und damit nicht auskommen, kann Ihnen die Planung um die Ohren fliegen.

Neben dem Ziel und den Aufgaben zur Zielerreichung inklusive der Zeit, die man für die Aufgaben benötigt, spielen auch die Prioritäten eine wichtige Rolle in der Planung. Sie haben sich im letzten Blog-Beitrag bereits mit den Prioritäten auseinandergesetzt und lernen jetzt eine weitere Methode kennen,  das Eisenhower-Prinzip und die damit verbundenen Prioritätsstufen A, B, C und D. Diese Prioritäten haben einen direkten Einfluss auf die Planung.

 

Aufgaben der Priorität A

Dieses sind dringende und wichtige Aufgaben und sollten möglichst gar nicht vorkommen, weil sie einen hohen Stressfaktor haben. Sie lassen sich auch nur schwer planen, eben weil sie dringend sind. Wenn Sie jedoch eine Aufgabe dieser Prioritätsstufe zu erledigen haben, muss sich diese immer im aktuellen Wochenplan befinden. Oder umgekehrt: Wenn Sie eine Aufgabe der Priorität A für die nächste oder übernächste Woche oder noch später einplanen, ist es entweder • keine dringende Aufgabe und somit keine A-Aufgabe, oder • Sie haben mit Ihrer Zeitplanung Schiffbruch erlitten und haben nun so viele A-Aufgaben zu erledigen, dass Sie diese gar nicht in einer Woche unterbringen.

 

Aufgaben der Priorität B

Dieses sind die Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind und sich durch Ihre komplette Zeitplanung ziehen sollten, von der kurzfristigen über die mittelfristigen bis hin zur langfristigen Planung. Es macht keinen Sinn, dringende Aufgaben, also A- oder C-Aufgaben, mittel- oder langfristig zu planen. In Ihrer Monats- oder Jahresplanung sollten also nur Aufgaben der Priorität B vorkommen.

 

Aufgaben der Priorität C

Dieses sind  dringende, aber nicht wichtig Aufgaben. Sie sollten ähnlich wie A-Aufgaben bestenfalls in der aktuellen Wochenplanung zu finden sein. Bevor Sie C-Aufgaben auf die Folgewoche oder auf einen noch späteren Zeitpunkt verschieben, sollten Sie überlegen, ob Sie diese Aufgabe delegieren oder sogar ganz streichen können. Schließlich ist die Aufgabe nicht wichtig. Falls Sie diese Aufgabe aber dennoch erledigen müssen, gehört Sie in den Wochenplan – und ist vielleicht doch eine A-Aufgabe.

 

Aufgaben der Priorität D

Dieses sind nicht dringende und unwichtige Aufgaben. Sie müssen keine Zeit einplanen. Erledigen Sie also eine D-Aufgabe höchstens dann, wenn Sie Zeit übrighaben, weil sie für eine andere Aufgabe weniger Zeit als geplant benötigt haben und wenn keine A- oder C-Aufgabe anliegt. Ansonsten können Sie D-Aufgaben ohne Probleme einfach kippen.

 

Planung ist also ein wichtiger Eckstein für ein erfolgreiches Zeitmanagement und eine erfolgreiche Arbeitsorganisation. Wenn Sie lernen wollen, wie nun genau eine erfolgreiche Planung zu erreichen ist und wie Sie ganz speziell in Ihrer Arbeitssituation richtig planen, dann besuchen Sie doch einfach unseren Blended Learning Kurs „Zeitmanagement, Selbstmanagement und Arbeitsorganisation“. Wir freuen uns auf Sie.

Lernende Grüße aus dem Rheinland

Konrad Fassnacht

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Konrad Fassnacht

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