Microsoft Teams – die „eierlegende Wollmilchsau“

Microsoft Teams wird in immer mehr Unternehmen und Organisationen eingesetzt. Auch wir arbeiten schon seit gut einem Jahr mit Teams. Aufgrund der zunehmenden Anforderungen unserer Kunden haben wir uns in den letzten Wochen intensiv mit dem Werkzeug und seinen Möglichkeiten beschäftigt. Es hat sich gezeigt, dass Teams in der Kombination aus synchronen und asynchronen Komponenten ein sehr vielseitiges, aber auch komplexes Tool ist, das in den unterschiedlichsten Einsatzszenarien zur Anwendung kommen kann. Wir sehen in dem Tool eine vielseitige „eierlegende Wollmilchsau“, mit der man sehr viele Anwendungsfälle der virtuellen Zusammenarbeit realisieren kann.

Zugang zu Teams

Im homogenen Unternehmensumfeld ist der Zugang zu Teams einfach. Die IT-Abteilung richtet Teams ein, so dass man im Idealfall nur noch die Teams-App starten muss, und schon stehen einem alle freigeschalteten Funktionen zur Verfügung. Allerdings sollte man wissen, dass es vor allem bei der synchronen Teams-Komponente für Online-Meetings und Online-Schulungen Unterschiede gibt. So stehen zum Beispiel, je nachdem, ob man das Meeting in Outlook oder direkt in der App anlegt, unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. Auch macht es einen Unterschied, ob man an dem Meeting mit der App oder vielleicht doch mit dem Browser teilnimmt.

Herausfordernd wird es, wenn man externe Personen zu einem Teams-Meeting einlädt. Mit einem Link in das Meeting geht das zunächst relativ einfach. Allerdings haben die Teilnehmenden dann nicht alle Funktionen zur Verfügung und auch keinen Zugriff auf den wichtigen asynchronen Teil von Teams. Mehr Möglichkeiten hat man, wenn man ein eigenes Team anlegt und die Teilnehmenden in dieses Team einlädt. Dadurch legt man quasi einen Raum in seinem MS-Teams-Haus an, in dem die Teilnehmenden dann sowohl an Online-Meetings teilnehmen als auch die freigeschalteten asynchronen Ressourcen wie Planner, Forms, Whiteboards, etc. nutzen können.

Online-Meetings mit Teams

MS Teams ist sehr gut für Online-Meetings geeignet. Es hat alles, was man für ein erfolgreiches Meeting braucht: Sprach- und Videokommunikation, Chat, Teilen von Bildschirm und Anwendungen, Einbindung eines Whiteboards, Gruppenräume und mehr. Besonders spannend, aber vielen Anwendern unbekannt, ist Powerpoint Live. Damit kann der Organisator Powerpoint-Präsentation innerhalb von Teams zeigen und hat so zum einen direkten Zugriff auf alle Teams-Funktionen wie den Chat oder die Teilnehmerliste. Zum anderen kann er mit Stiftwerkzeugen auf die Folien zeichnen und so die anderen Teilnehmenden durch die Präsentation führen. Auch kann ein anderer Teilnehmender die Steuerung übernehmen und dann durch die vom Organisator gezeigte Präsentation durchführen. Powerpoint Live ist für reine Powerpoint-Präsentationen in der Regel besser geeignet als das Teilen von Bildschirm oder Anwendung.

Für Live Online Trainings ist MS Teams nicht so ganz optimal, da einige Funktionen fehlen oder „störrisch“ umgesetzt sind. So können z.B. Teilnehmende nicht auf die Folien schreiben. Vielmehr muss man auf das Whiteboard ausweichen. Und dieses ist in der Anwendung eben „störrisch“.

Die asynchronen Funktionalitäten von Teams

Wenn ein neues Team angelegt wird, hat man standardmäßig drei Funktionen zur Verfügung: Beiträge, Dateien und Wiki.

„Beiträge“ sind eine Art simples, eindimensionales Forum, das man häufig auch verwendet, um schriftlich miteinander zu chatten. Allerdings sollte man über die Sinnhaftigkeit diese Synchronität nachdenken, denn damit wird aus dem eigentlich asynchronen Forum ein synchrones Tool. Dafür ist ein schneller Anruf über Teams sicher besser geeignet. Zur asynchronen Kommunikation ist die „Beiträge“-Funktion sehr gut geeignet.

„Dateien“ ist zunächst ein simples Dateisystem. Wenn man dort aber z.B. Worddateien, Powerpoint-Dateien, etc. ablegt, kann man die Dateien gemeinsam bearbeiten, und zwar sowohl asynchron als auch synchron. Durch Kommentare und Unterhaltungsfunktion kann man die Änderungen mit Metainformationen versehen und erläutern. Dies ist ein Paradigmenwechsel zum klassischen Vorgehen, Dateien per E-Mail auszutauschen und zu bearbeiten und über Versionsnummern aktuell zu halten. Leider ist diese Funktion vielen unbekannt.

Auch mit einem „Wiki“ lassen sich gemeinsam Texte erstellen. Hier liegt der Fokus jedoch auf Strukturen innerhalb des Dokuments, z.B. auf Verlinkungen.

Damit sind wir aber noch lange nicht an den Grenzen der asynchronen Tools. Es lassen sich noch viel mehr Tools einbinden, z.B. der Microsoft Planner, das Whiteboard, Microsoft Forms und zahlreiche Nicht-Microsoft-Anwendungen wie Conceptboard und Padlet.

Fazit

Microsoft Teams ist ein hervorragendes Tool zur virtuellen Zusammenarbeit. Aufgrund seiner Komplexität und Funktionsvielfalt sollte man jedoch den Einsatz sehr gut planen und sich die Zeit nehmen, um sich mit den Möglichkeiten vertraut zu machen. Diese Zeit ist eine gute Investition, denn man spart sie später mehrfach wieder ein.

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